Отправляясь в командировку, многие предпочитают снять квартиру посуточно, чем номер в гостинице. Однако, каждый сотрудник сталкивается с необходимостью получения отчетных документов за проживание.
Какие отчетные документы нужны?
Полный список документов которые может потребовать бухгалтерия для возмещенния командировачных расходов по найму жилья:
- договор краткосрочного найма жилого помещения;
- акт приема-передачи жилого помещения;
- акт об оказании услуг;
- кассовый чек;
- квитанция БСО;
- приходный кассовый ордер.
Помните! Если арендодатель является физическое лицо, то он не может выдать кассовый чек, ввиду его отсутствия. В данной ситуации в договоре краткосрочного найма должны содержаться сроки проживания и сумма за проживание. Обратите внимание, что договор Найма, а не аренды. Это будет правильно с юридической токи зрения и к вам не возникнут вопросы при передаче документов.
Договор найма — это договор между собственником помещения и нанимателем т.е. человеком желающим снять данное помещение.
При передаче, средств оплаты наличными, запросите с арендатора расписку о получении денежных средств в счет аренды жилого помещения. При переводе средств с карты на карту, квитанция о переводе и договор могут служить основанием для подтверждения командировочных расходов на проживание.
Почему лучше арендовать жилье в компании, а не у физ.лица
При аренде квартиры у физического лица, есть большая вероятность, что вы не получите необходимые документы. Так как, большая часть арендодателей не регистрируют свою деятельность в налоговой службе и других органах, и у них просто не будет всех нужных документов. По этому лучше всегда перед сьемом жилья узнать у владельца, какие документы он сможет предоставить.
Наиболее надежным вариантом, будет обратиться в компанию которая официально занимается сдачей жилья посуточно. Тогда вы сможете быть уверены в получении всех необходимых отчетных документов и дальнейшем возмещении командировочных расходов.
Дополнительные преимущества при обращении в компанию
В компании вам смогут подобрать удобный район или расположение близкое к вашему месту командировки, что не всегда возможно при проживании у частного лица. Также, если вы едите в командировку группой, то компания сможет подобраться квартиры в близком расположении друг от друга.